Jak współpracować z księgowością przy KSeF

Modele współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym przy KSeF i dlaczego model nr 3 jest najlepszy.

Perspektywa księgowej, która w księgowości widziała już wszystko… albo prawie wszystko.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia codzienność przedsiębiorców i biur rachunkowych szybciej niż podwyżki cen kawy w ulubionej kawiarni. Jedni witają KSeF jak wybawienie i automatyzację na sterydach, inni jak intruza, który każe zmieniać sprawdzone od lat nawyki.

Z punktu widzenia biura rachunkowego modele współpracy w KSeF to nie jest „kwestia techniczna”. To czysta strategia operacyjna, bezpieczeństwo danych, tempo pracy, odpowiedzialność i, bądźmy szczerzy, rentowność naszych usług.

Dziś przyglądam się czterem oficjalnym modelom współpracy, tłumaczę je po ludzku i dorzucam własne, praktyczne komentarze prosto z życia księgowej, która widziała już i klientów odważnych, i tych, którzy wciąż boją się kliknąć „Nadaj uprawnienia”.

Model 1. Klient nie nadaje biuru dostępu do KSeF

Czyli „wyślę pani faktury na maila… jak zwykle”

To najczęstszy wybór klientów, którzy:

• nie mają czasu,
• nie mają wiedzy,
• albo mają wrażenie, że nadanie uprawnień księgowemu to jak przekazanie kluczy do mieszkania.

W tym modelu klient po prostu nie udziela biuru żadnych uprawnień. Nadal wysyła skany, zdjęcia, pliki pdf albo, jako klasyk gatunku, worek papierów wrzucony do reklamówki z Biedronki.

Plusy dla klienta:

• nie musi nic ustawiać w KSeF,
• zachowuje pełną kontrolę.

Minusy dla biura (czytaj: dla realnego świata):

• brak automatyzacji,
• brak pobierania faktur,
• ręczna księgowość,
• większe ryzyko błędów,
• większy nakład pracy (czytaj: większe koszty dla klienta).

W praktyce kończy się to zwykle tak:
Klient mówi „przecież to tylko kilka faktur miesięcznie”, a potem okazuje się, że tych „kilka” to 150 dokumentów, z czego połowa jest sfotografowana telefonem i to w kiepskiej jakości.

Moja rada:

Warto klientowi wytłumaczyć prosto: „KSeF to jak bankowość elektroniczna – jeśli pani nie da dostępu, to ja nie mogę nawet podejrzeć salda.”
A jeśli mimo to odmówi? Cóż… Czasem trzeba odświeżyć cennik.

Model 2.  Klient nadaje dostęp dla biura jako podmiotu

Czyli: „dostęp na NIP, bez imion, nazwisk i peseli”

Ten model jest wygodny, jeśli biuro działa jako spółka lub działalność gospodarcza. Klient nadaje dostęp biuru używając jego NIP-u, a dalej w teorii wszystko powinno być proste.

W praktyce to model:

• mniej elastyczny,
• trudniejszy w kontrolowaniu uprawnień.

Plusy:

• klient nie podaje PESEL-u właściciela biura,
• prosta konfiguracja,
• dobre dla małych biur i to raczej bez pracowników.

Minusy:

• pracownik, który dostaje dostęp do KSeF biura, widzi także faktury biura,
• trudno zarządzać uprawnieniami per klient,
• wymagana pieczęć kwalifikowana z NIP,
• klient musi angażować się za każdym razem, kiedy chcemy zmienić pracownika.

Z życia biurowego:

Wyobraź sobie nową księgową, która pierwszego dnia zamiast księgować faktury klientów, przypadkiem podgląda faktury… własnego biura.
Tak, to właśnie ten model.

Model 3.  Klient nadaje dostęp właścicielowi biura (osoba fizyczna)

Model, który księgowe lubią najbardziej

To najbardziej elastyczna i w praktyce najsprawniejsza forma współpracy.

Klient nadaje dostęp właścicielowi biura jako osobie fizycznej, czyli z imienia, nazwiska i PESEL-em.
A właściciel dalej sam przydziela uprawnienia pracownikom:

• komu dać dostęp,
• do jakiego klienta,
• w jakim zakresie.

Plusy:

• pełna kontrola po stronie biura,
• łatwe zarządzanie pracownikami,
• mniej zaangażowania klienta,
• najszybsza praca operacyjna,
• mniejsze ryzyko błędów i wycieków danych.

Minusy:

• właściciel musi podać klientowi PESEL (dla niektórych to temat bardziej wrażliwy niż dane finansowe),
• jeśli właściciel nie przekazał uprawnień dalej i wypadnie z obiegu – pojawia się przerwa w pracy.

Dlaczego biura to uwielbiają?

Bo w końcu można pracować normalnie:

• pobierać faktury automatycznie,
• delegować obowiązki,
• ustawiać procesy.

Czyli zamiast gaszenia pożarów mamy dobrą księgowość na systemach i konkretnych procedurach.

Ten model wybiera większość nowoczesnych biur, zwłaszcza tych wdrażających KSeF + automatyzacje + integracje.

Model 4. Klient nadaje dostęp wybranemu pracownikowi biura

Czyli „Pani Kasiu, to pani ma dostęp i… tylko pani”

Ten model wygląda niewinnie… dopóki pani Kasia nie pójdzie na urlop, nie zachoruje albo, co gorsza, nie zmieni pracy.

Plusy:

• szybkie wdrożenie,
• klient nie musi znać właściciela biura,
• dostęp nadaje się jednorazowo.

Minusy:

• rotacja pracowników = chaos,
• klient musi każdorazowo nadawać i odbierać uprawnienia,
• właściciel biura traci kontrolę nad procesem,
• ryzyko błędów i nieuprawnionych działań wzrasta.

Z perspektywy biura to model awaryjny, czyli dobry na start lub dla małych działalności, ale raczej nie do skalowania.

Co wybrać? Moja praktyczna rekomendacja jako księgowej

Model 3 wygrywa w przedbiegach.

Dlaczego?

• daje biuru kontrolę,
• nie angażuje klienta w codzienną logistykę,
• umożliwia budowanie procesów i automatyzacji,
• minimalizuje ryzyko błędów i przestojów,
• pozwala delegować zadania według potrzeb.

Po prostu działa.

Modele 1 i 4 nadają się głównie dla najmniejszych przedsiębiorców albo klientów, którzy jeszcze nie są gotowi na pełną cyfryzację.
Model 2 jest ok, ale ograniczony – szczególnie jeśli biuro rośnie i ma zespół.

KSeF = zmiana, ale i ogromna szansa

Z perspektywy biura rachunkowego KSeF to nie jest tylko nowy obowiązek.
To nowe standardy pracy:

• automatyczne pobieranie faktur,
• mniej ludzkich błędów,
• lepsza kontrola,
• szybsze zamykanie miesiąca,
• możliwość skalowania usług.

Ale dobry model współpracy to fundament, bo bez niego nawet najlepsze systemy i integracje będą jak Ferrari prowadzone przez kogoś, kto dopiero uczy się wrzucać „jedynkę”.

Podsumowanie

Każde biuro rachunkowe powinno świadomie wybrać model współpracy w KSeF. Nie „jakikolwiek”, tylko taki, który:

• usprawnia procesy,
• zabezpiecza dane,
• pozwala pracować szybciej,
• jest wygodny dla klienta
• i sensowny dla zespołu.

W praktyce oznacza to jedno:

Model 3 daje największą efektywność i bezpieczeństwo.

A jeżeli klienci tego modelu nie rozumieją – warto to spokojnie wytłumaczyć. Przecież to między innymi od nas zależy, jakie standardy będą obowiązywać w polskiej księgowości w erze KSeF.

Dorota Kręcisz
CFO | Główna księgowa
Partner zarządzający Cafe Finance Group