Zysk zaczyna się od danych: jak CFO pomógł firmie rodzinnej wyjść na plus [case study]

To historia rodzinnej firmy z Dolnego Śląska, która po dwóch dekadach stabilnego rozwoju stanęła w obliczu rosnących kosztów energii, kredytów i chaosu budżetowego. Po przejęciu firmy przez młodsze pokolenie zarządzających, zespół zdecydował się zaprosić zewnętrznego CFO, by uporządkować finanse, zbudować narzędzia decyzyjne oparte na danych i zrozumieć, gdzie ucieka gotówka.

Sytuacja wyjściowa i nowe wyzwanie

Po przystąpieniu do pracy CFO otrzymał następujące dane pokazujące bieżącą kondycję firmy.

Dane za 2024 – plan/budżet:

• Wynik operacyjny: -276 425 zł
• Energia elektryczna: 2 298 041 zł
• Zużycie materiałów i energii (pozostałe): 999 241 zł
• Media: 681 493 zł
• Odsetki: 893 733 zł

Pierwszy wniosek CFO: wysokie koszty energii i finansowania, brak strategii kontrolingowej, a decyzje podejmowane bardziej z intuicji niż z arkusza kalkulacyjnego.

Interwencja CFO: od reakcji do zarządzania

Zewnętrzny CFO pojawił się w firmie nie po to, by liczyć, ale by nadać sens liczbom. W pierwszych tygodniach zespół przeszedł od gaszenia pożarów do budowania fundamentów. Zadaniem CFO było zbudowanie finansowego planu ratunkowego i przejścia z trybu „reakcyjnego” na „zarządczy”.

Natychmiastowe działania:

1. Wdrożono miesięczne raportowanie (cashflow, P&L, budżet vs wykonanie).
2. Przeprowadzono audyt kosztów – szczególnie w obszarze energii i zadłużenia.
3. Utworzono dashboard wskaźników kosztowych per m² i per jednostka operacyjna.
4. Rozpoczęto negocjacje umów energetycznych, wdrożono plan oszczędności i refinansowano dług.

Po dwunastu miesiącach, firma odnotowała znaczną poprawę w obszarze kosztów, a dane finansowe przedstawiały się następująco:

Efekt strategiczny pracy CFO: od intuicji do danych. Firma przestała zarządzać „na wyczucie” – dziś każda decyzja opiera się na twardych danych, wskaźnikach i raportach. Największy drenaż gotówki, czyli koszty energii, objęto centralnym planem optymalizacji, który pozwolił znacząco ograniczyć wydatki. Refinansowanie długu uwolniło dodatkowe 250 tysięcy złotych rocznie, a uzyskana dzięki temu płynność umożliwiła firmie inwestowanie w modernizację oraz realizację nowych projektów rozwojowych.

Przejrzystość jako nowy kapitał firmy

Wiele firm rodzinnych ma ogromny potencjał, lecz traci go przez brak przejrzystości finansowej. Nie chodzi o to, że właściciele nie rozumieją pieniędzy – po prostu nie mają systemu, który tłumaczy je na decyzje. Zewnętrzny CFO nie przychodzi, by zabrać kontrolę, ale by ją oddać właścicielowi – w postaci danych, narzędzi i pewności podejmowanych kroków w biznesie. W tym przypadku różnica między chaosem a zyskiem wyniosła ponad 796 tysięcy złotych. Ale prawdziwa zmiana zaszła w świadomości: zarządzający zaczęli z pełnym zrozumieniem patrzeć na dane.

Każda firma ma moment, w którym musi zadać sobie pytanie: czy to my kontrolujemy liczby, czy one kontrolują nas?

Ta historia pokazuje, że odrobina porządku w budżecie może być początkiem nowego etapu – takiego, w którym decyzje finansowe stają się źródłem przewagi, a nie stresu.